Регламент виконавчого комітету

                                                                                                                                         Додаток

                                                                                                                                         до рішення виконавчого комітету

                                                                                                                                         міськради від 17.02.2016 р. № 26

РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету Скадовської міської ради

Розділи Регламенту

Розділ 1  Загальні положення.

Розділ 2  Планування роботи та звіт про її виконання.

Розділ 3  Підготовка і проведення засідань виконавчого комітету.

Розділ 4  Підготовка та видання розпоряджень міського голови.

Розділ 5  Проведення нарад.

Розділ 6  Порядок роботи зі скаргами, заявами і пропозиціями громадян.

Розділ 7  Організація роботи в локальній комп'ютерній мережі.

Розділ 8  Робота з електронною поштою та виконання комп'ютерного набору документів.

РОЗДІЛ 1

Загальні положення

1.1. Регламент роботи виконавчого комітету міської ради (далі - Регламент роботи) є нормативним актом, який визначає принципи та порядок його діяльності.

Регламент роботи, внесення змін і доповнень до нього затверджується рішенням міської ради.

1.2. Виконавчий комітет Скадовської міської ради є виконавчим органом міської ради, який утворюється міською радою на строк її повноважень, підзвітний і підконтрольний їй.

1.3. Після закінчення повноважень міської ради, міського голови виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету.

1.4. Порядок діяльності виконавчого комітету і його посадових осіб визначається Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами, Статутом територіальної громади міста Скадовська, а також рішеннями міської ради і власними рішеннями.

1.5. Очолює та здійснює керівництво виконавчим комітетом міський голова, а в разі його тимчасової відсутності перший заступник міського голови за розпорядженням міського голови. У разі дострокового припинення повноважень міського голови чи неможливості виконання ним своїх повноважень, повноваження міського голови здійснює секретар міської ради. Секретар міської ради тимчасово здійснює зазначені повноваження з моменту дострокового припинення повноважень міського голови і до моменту вступу на посаду новообраного міського голови відповідно до закону.

1.6. Виконавчий комітет міської ради не менше як один раз на рік звітує перед радою про свою роботу та інформує про неї мешканців міста.

1.7. Кількісний склад виконавчого комітету міської ради визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету міської ради затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

1.8. Виконавчий комітет міської ради утворюється у складі міського голови, заступника (заступників) міського голови та секретаря виконавчого комітету. Інші члени виконавчого комітету затверджуються міською радою за пропозицією міського голови з числа представників громадськості та установ і організацій міста Скадовська.

До складу виконавчого комітету міської ради входять також, за посадою, секретар міської ради.

1.9. Очолює та здійснює керівництво виконавчим комітетом міської ради міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій - перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради. У випадках, передбачених частиною другою статті 42 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" функції керівництва покладаються на секретаря ради.

1.10. Утворені міською радою відділи, інші виконавчі органи ради підпорядковані виконавчому комітету та міському голові.

1.11. Виконавчий комітет міської ради:

- попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проекти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;

- координує діяльність відділів та інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідної територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;

- має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів, інших виконавчих органів ради, а також їх посадових осіб.

1.12. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради здійснюється відповідно радником міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету та фінансово-господарським відділом виконавчого комітету.

РОЗДІЛ 2

Планування роботи та звіт про її виконання

2.1. Виконавчий комітет міської ради організовує свою роботу відповідно до перспективних (на квартал), затверджених на чергових засіданнях виконавчого комітету, та поточних (на місяць), які затверджуються міським головою планів робіт основних заходів виконавчого комітету.

2.2. Порядок підготовки проекту перспективного плану роботи

2.2.1. Керівники відділів та посадові особи виконавчого комітету міської ради на основі всебічного аналізу стану справ напрямку діяльності за 20 днів до закінчення поточного кварталу надають секретарю виконавчого комітету міської ради письмові пропозиції щодо включення в перспективний план питань та конкретних заходів, попередньо погоджених із заступниками та радниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).

2.2.2. Секретар виконавчого комітету узагальнює пропозиції відділів та посадових осіб, складає проект плану роботи на місяць (затверджується міським головою) та на квартал (затверджується рішенням виконавчого комітету), погоджує його із заступниками міського голови та міським головою.

2.2.3. Проект рішення про план роботи виконавчого комітету на квартал погоджується із заступниками міського голови, радником міського голови з організаційно-кадрових питань, юристом виконавчого комітету. План роботи виконавчого комітету на наступний місяць затверджується міським головою.

2.2.4. Зміни до затверджених планів роботи (включення, виключення або перенесення термінів розгляду питань) здійснюється рішенням виконавчого комітету, яке затверджується на черговому засіданні виконавчого комітету.

2.2.5. План роботи виконавчого комітету міської ради повинні включати:

- перелік актуальних питань, пов'язаних з реалізацію заходів соціально-економічного розвитку міста, розв'язанням проблем соціальної сфери, що потребують розгляду на засіданнях виконавчого комітету;

- перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється спеціалістами виконавчого комітету або за їх участю;

- питання щодо програми економічного і соціального розвитку міста, міського бюджету та підсумки їх виконання за квартал, півріччя, дев'ять місяців, рік;

- питання про роботу відділів, спеціалістів виконавчого комітету з виконання законодавчих актів, рішень міської ради та виконавчого комітету;

- про роботу комунальних підприємств.

2.2.6. Організацію виконання планів роботи виконавчого комітету здійснює секретар виконавчого комітету.

2.2.7. Робота посадових осіб проводиться згідно місячних планів, затверджених міським головою.

2.2.8. На засіданні виконавчого комітету, перш ніж доповісти про запропонований проект плану на наступний квартал, інформує виконавчий комітет про виконання попереднього плану.

2.3. Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету

2.3.1. Контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету здійснюється першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та секретарем виконавчого комітету міської ради. Контроль за підготовкою матеріалів та проведенням передбачених планом заходів покладається на заступників міського голови та секретаря виконавчого комітету міської ради (відповідно до розподілу обов'язків).

РОЗДІЛ 3

Підготовка і проведення засідань виконавчого комітету

3.1. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.

3.2. Засідання виконавчого комітету скликає і веде міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цих функцій - перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради.

3.3. Засідання виконавчого комітету проводяться 1 раз на місяць, як правило, у третю середу кожного місяця о 13:00 годині, а також скликаються в міру необхідності. Загальна підготовка засідань здійснюється секретарем виконавчого комітету міської ради.

3.4 Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконавчого комітету від його загального складу.

3.5 Відповідно до частини шостої статті 59 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні" виконавчий комітет міської ради, в межах своїх повноважень, приймає рішення. Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету міської ради виключно відкритим поіменним голосуванням і підписуються міським головою, а у випадках його відсутності - першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради. Процедура відкритого поіменного голосування визначається цим Регламентом. Результати відкритого поіменного голосування розміщуються в день голосування і постійно зберігаються на офіційному веб-сайті міської ради. Результати поіменного голосування є невід'ємною частиною протоколу засідання виконавчого комітету міської ради.

3.6. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

3.7. На засіданнях виконавчого комітету розглядаються питання, передбачені планом роботи виконавчого комітету та інші питання, віднесені Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" та іншими законами до повноважень виконавчих органів ради, за пропозицією міського голови, заступників міського голови, членів виконавчого комітету, керівників відділів та згідно наданих проектів рішень.

Перелік питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради складає секретар виконавчого комітету міської ради на основі плану роботи виконавчого комітету міської ради та наданих проектів рішень.

3.8. Проекти рішень, матеріали і документи до них розглядаються, узгоджуються і візуються з обов'язковим зазначенням дати підпису заступниками міського голови відповідно до розподілу обов'язків, а також секретарем виконавчого комітету міської ради, юристом, керівниками інших відповідних відділів. Проекти рішень, пов'язані з вирішенням фінансових питань або залученням бюджетних коштів, обов'язково узгоджуються (візуються) з фінансово-господарським відділом виконавчого комітету міської ради.

3.9. Не пізніше як за п'ять днів до дня проведення засідання виконавчого комітету подаються проекти рішень і додатки до них з необхідною кількістю копій, доповідні записки, довідки, доповіді, інформації тощо в оригіналі. Крім того, з основних планових питань обов'язково подаються у 2-х примірниках:

- список запрошених на засідання осіб;

- перелік недоліків і невирішених проблем;

- регламент розгляду питання.

Секретар виконавчого комітету міської ради: остаточно погоджує з міським головою порядок денний засідання виконавчого комітету міської ради, формує і подає йому папку з усіма документами.

За два дні до засідання виконавчого комітету з матеріалами, підготовленими на розгляд обов”язково знайомляться члени виконавчого комітету. Матеріали, що розглядаються на засіданні виконавчого комітету, вручаються запрошеним у день засідання. Матеріали, подані для розгляду з порушенням строків, включаються у порядок денний засідання лише за згодою міського голови.

3.10. На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутні: посадові особи органів прокуратури та поліції, керівники відділів виконавчого комітету, підприємств, організацій та установ міста, відповідно до винесених на розгляд питань. У засіданні можуть брати участь голови постійних комісій та депутати міської ради, представники засобів масової інформації і запрошені (за окремим списком).

Запрошення на засідання виконавчого комітету представників засобів масової інформації, здійснює секретар виконавчого комітету за узгодженням з міським головою.

Запрошення на засідання виконавчого комітету представників підприємств, закладів, установ, громадських організацій, окремих посадових осіб відповідно до списку забезпечують ті спеціалісти, які винесли на розгляд виконавчого комітету питання. Перед засіданням останні обов'язково знайомлять запрошених з проектом рішення, внесеним на розгляд виконавчого комітету.

3.11. Інформування про час та місце засідання членів виконавчого комітету здійснює секретар виконавчого комітету, який в день засідання також реєструє членів виконавчого комітету, запрошених.

3.12. Порядок денний затверджується на початку засідання.

3.13. Доповідають на засіданні, як правило, спеціалісти виконавчого комітету міської ради, керівники підприємств, а в разі їх відсутності - заступники керівників.

3.14. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету надається не більше 7 хвилин, спів доповіді - 5 хвилин, виступів у дебатах - 3 хвилини, довідок - 1 хвилини.

3.15. Для розгляду кожного з основних питань на засіданні виконавчого комітету міської ради надається до 20 хвилин.

3.16. Члени виконавчого комітету міської ради на засіданні мають право:

- вимагати від доповідачів і запрошених роз'яснень щодо питань, які розглядаються;

- брати участь в обговоренні всіх питань;

- пропонувати прийняття проектів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання;

- вносити пропозиції до проекту рішення.

Запрошені на засідання мають право:

- брати участь в обговоренні винесеного питання;

- давати довідки з питань, що розглядаються;

- задавати доповідачу запитання.

3.17. Особи, присутні на засіданнях виконавчого комітету міської ради, повинні утримуватися від публічних проявів свого ставлення до того, що відбувається на засіданні, не порушувати порядок, а також не коментувати прийнятих рішень чи процесу їхнього обговорення.

3.18. За вимогою головуючого на засіданні, у разі порушення порядку, винних у цьому присутніх осіб може бути випроваджено з приміщення, де відбувається засідання.

3.19. Вимоги до документів, які подаються на розгляд виконавчому комітету та порядок підготовки і прийняття рішень виконавчого комітету міської ради

Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться міським головою, заступниками міського голови, секретарем виконавчого комітету, членами виконавчого комітету, постійними комісіями міської ради, спеціалістами виконавчого комітету. До підготовки питань можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій.

При підготовці проектів рішень виконавчого комітету міської ради необхідно чітко визначити питання, з якого передбачається розробити проект, вивчити з цієї проблеми чинне законодавство України, раніше прийняті рішення виконавчого комітету з цих питань. Рішення виконавчого комітету міської ради повинні відповідати вимогам чинного законодавства.

Якщо проект рішення вносить корінні зміни до раніше прийнятих рішень, окремим пунктом попередні слід визнати такими, що втратили чинність.

Якщо в раніше прийнятому рішенні необхідно переглянути лише окремі його положення, в проекті викладається нова редакція змінених пунктів, якими буде доповнено попереднє рішення. Після прийняття пунктів в новій редакції, попередня редакція цих пунктів визнається такою, що втратила чинність.

Проекти рішень повинні бути стислими, відредагованими, відображати суть питання, в них має бути дана об'єктивна оцінка стану справ на підставі перевірених і документально підтверджених фактів, внесені пропозиції, а також запропоновані заходи, спрямовані на усунення виявлених недоліків, визначені терміни виконання та відповідальні особи як по конкретних пунктах, так і в цілому за виконання рішення.

Проекти рішень виконавчого комітету міської ради, як правило, не повинні перевищувати 2 - 3 сторінок, довідки - 3 - 4 сторінок (з питань економічного і соціального розвитку - 5 - 6 сторінок) формату листа А-4.

Проект рішення друкується на спеціальному бланку, обов'язково повинен мати:

- назву, яка друкується в лівому верхньому куту бланка;

- мотивуючу частину, в якій стисло викладаються мета і необхідність прийняття даного рішення, робиться посилання на закони України, постанови Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, інші законодавчі і розпорядчі документи. У рішеннях з основних планових питань обов'язково стисло викладаються підсумки вивчення стану справ з питання, яке розглядається, перелічуються найбільш характерні недоліки, на які звертається увага членів виконавчого комітету, зацікавлених посадових осіб органів місцевого самоврядування, виконавчої влади, підприємств, організацій, установ незалежно від форм власності, об'єднань громадян, фізичних осіб;

- постановчу частину, кожен пункт якої повинен конкретно вказувати кому, що і в який термін треба виконати. У тих випадках, коли до виконання залучаються декілька підрозділів, необхідно визначити окремим пунктом даного рішення структурний підрозділ виконавчого комітету, який в цілому проаналізує і узагальнить надані виконавцями інформації про стан виконання окремих пунктів та рішення.

Проекти рішень вносяться на розгляд виконавчого комітету міської ради від імені спеціалістів виконавчого комітету, які брали участь у їх розробці. На зворотній стороні останньої сторінки друкується:

- посади, прізвища посадових осіб, якими завізовано проект рішення;

- посада, прізвище особи - спеціаліста виконавчого органу міської ради, яким підготовлено цей проект.

Візування проектів рішень виконавчого комітету міської ради здійснюється в такій послідовності:

- заступник міського голови, відповідальний за підготовку проекту рішення;

- заступники міського голови (у разі необхідності);

- начальник фінансово-господарського відділу (у разі необхідності);

- керівники інших управлінь, відділів чи інші службові особи, які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в рішенні виконавчого комітету міської ради;

- юрист виконавчого комітету;

- секретар виконавчого комітету міської ради.

Доповідна записка, доповідь, довідка, інформація повинні мати:

- назву, в якій стисло викладено суть питання;

- сам документ з викладенням аналізу, інформації про стан справ з питання, яке розглядається, і недоліків у роботі;

- пропозиції щодо усунення цих недоліків, поліпшення роботи з даного питання в цілому;

- посаду, прізвище та особистий підпис спеціаліста, який підготував цей документ.

3.20. Якщо проект рішення поданий з порушенням вимог, зазначених у цьому регламенті, або він потребує докорінної переробки, секретар виконавчого комітету повертає його на доопрацювання з установленням терміну повторного подання.

Якщо в процесі доопрацювання до проекту рішення внесені суттєві зміни, то він погоджується повторно.

3.21. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконавчого комітету ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року. Додатки до рішень підписуються заступниками міського голови відповідно до розподілу обов'язків або керівниками відділів.

3.22. Рішення, що розглядались на засіданні, доопрацьовуються із врахуванням зауважень і доповнень особами, що готували проекти рішень, і в дводенний термін здаються секретареві виконавчого комітету міської ради, який протягом наступних трьох днів надає рішення на підпис міському голові, розмножує їх та передає раднику міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради для розсилки не пізніше десяти робочих днів з дати прийняття рішення. Копії рішень та витяги з них знаходяться у радника міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради до 20 числа кожного наступного місяця. У випадку не отримання вищезазначених рішень та витягів з них заявниками та зацікавленими особами, радник міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради відправляє їх рекомендованим листом поштою та робить відповідну відмітку у журналі "Видачі рішень виконавчого комітету".

3.23. Для отримання інформації про прийняті рішення, отримання офіційних копій нормативних актів зацікавлені особи звертаються до секретаря виконавчого комітету міської ради або радника міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету.

Інформацію та коментарі для представників засобів масової інформації надає секретар та спеціалісти виконавчого комітету міської ради, які готують питання на розгляд виконавчого комітету міської ради.

3.24. Контроль за виконанням рішень виконавчого комітету міської ради здійснюється заступниками міського голови згідно з розподілом функціональних обов'язків, секретарем виконавчого комітету міської ради та особами, які готували проекти даних рішень.

3.25. Рішення виконавчого комітету міської ради з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів ради, можуть бути скасовані радою.

3.26. Рішення виконавчого комітету з мотивів їх невідповідності чинному законодавству визнаються незаконними в судовому порядку.

3.27. Рішення виконавчого комітету міської ради нормативно-правового характеру набирають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо органом чи посадовою особою не встановлено пізніший строк введення цих актів у дію.

Рішення виконавчого комітету міської ради, які носять регуляторний характер, готуються відповідно до вимог Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності".

3.28. Рішення виконавчого комітету, прийняті в межах його повноважень, є обов'язковими для виконання всіма розташованими на території міста органами виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на території міста, і набирають чинності з моменту їх підписання міським головою.

3.29. У разі виникнення надзвичайних ситуацій та інших невідкладних випадків, передбачених законом, рішення виконавчого комітету може бути прийняте між засіданнями виконавчого комітету. Підготовка проектів рішень з таких питань проводиться відповідно до загального порядку, визначеного цим Регламентом. Датою прийняття такого рішення є дата підписання його міським головою.

3.30. На засіданні виконавчого комітету секретарем виконавчого комітету оформляється протокол засідання, який підписується міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції - першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради та секретарем виконавчого комітету міської ради. Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради зберігаються у виконавчому комітету (десять років), після чого передаються у визначеному порядку в районний архів на постійне зберігання. Протокол виконкому оформляється у відповідності до звукозапису. Звукозапис засідання виконкому додається до протоколу виконкому.

3.31. Ведення і оформлення протоколів засідань виконавчого комітету, їх облік здійснює секретар виконавчого комітету, а зберігання - радник міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради.

РОЗДІЛ 4

Підготовка та видання розпоряджень міського голови

4.1. Розпорядження видається міським головою у межах його компетенції, визначених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні".

4.2. Розпорядження міського голови, видані в межах його компетенції, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами міста.

4.3. Проекти розпоряджень за дорученням міського голови готують секретар міської ради, перший заступник та заступники міського голови, радник міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради, начальники відділів, посадові особи.

4.4. Вимоги до проектів розпоряджень

Проект розпорядження друкується на спеціальному бланку. Проект розпорядження повинен мати заголовок, що складається з одного речення, в якому лаконічно викладається суть розпорядження (про що?). Якщо у проекті розпорядження іде мова про декілька питань, заголовок повинен формулюватись узагальнено. Текст проекту розпорядження, як правило, складається з двох частин: у першій частини (мотивуючій) вказуються мета або підстави його видання, робиться обґрунтування; у другій частині (розпорядчій) викладаються завдання, доручення, рекомендації. З окремих питань проекти розпоряджень можуть мати лише розпорядчу частину. Проекти розпоряджень, підготовлені на виконання розпорядчих документів органів виконавчої влади в межах делегованих законом повноважень, повинні мати посилання на їх дату, номер і повну назву. Для забезпечення чіткого виконання розпоряджень в їх текстах необхідно передбачати конкретні завдання, виконавців, терміни виконання, засоби контролю і відповідальних за контроль. У розпорядженнях, що підлягають контролю, необхідно вказувати термін подання інформації про виконання.

4.5. На зворотній стороні останньої сторінки проекту розпорядження вказується спеціаліст виконавчого комітету, який підготував цей проект, та ставиться підпис начальника відділу.

4.6. Проекти розпоряджень погоджуються секретарем виконавчого комітету, секретарем міської ради (в окремих випадках), першим заступником та заступниками міського голови відповідно до розподілу обов'язків. При візуванні проекту розпорядження міського голови посадові особи обов'язково зазначають дату.

В обов'язковому порядку проекти розпоряджень погоджуються:

- радником міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради;

- начальниками відділів виконавчого комітету міської ради, міських служб (за їх відсутністю - заступниками), які мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в розпорядженні;

- юристом виконавчого комітету.

Проекти розпоряджень, в яких порушуються фінансові питання, обов'язково погоджуються з начальником фінансово-господарського відділу. Термін розгляду та погодження проекту розпорядження службовими особами не повинен перевищувати трьох робочих днів, за необхідністю додаткового вивчення і опрацювання документів - п'яти робочих днів.

4.7. У випадках незгоди окремих посадових осіб з проектом розпорядження, до нього окремо додаються мотивовані зауваження, зміни або доповнення за їх підписом, які обов'язково доповідаються міському голові при поданні розпорядження на підпис.

4.8. Посадові особи, які готують проект розпорядження, повинні обов'язково підготувати реєстр розсилки з переліком установ, підприємств, організацій, службових осіб, кому слід розіслати це розпорядження.

4.9. Після складання, оформлення, погодження проект розпорядження, додатки до нього (без виправлень) з необхідною кількістю копій відповідно до реєстру розсилки та інші матеріали передаються раднику міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради.

4.10. Розпорядження підписує міський голова, додатки до нього - спеціаліст, який готував розпорядження.

4.11. Розпорядження набирає чинності з моменту його підписання. У разі непідписання проекту розпорядження радник міського голови з організаційно-кадрових питань інформує виконавців про причини та повертає проект на доопрацювання.

4.12. При відсутності міського голови розпорядження підписує його перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради.

4.13. Розпорядження з кадрових питань основної діяльності і з кадрових питань реєструються окремо. Кожне розпорядження має свій номер. Нумерація розпоряджень ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року. Розпорядження з питань основної діяльності реєструються радником міського голови з організаційно-кадрових питань у день підписання. Упродовж одного дня копії розпорядження розсилаються виконавцям відповідно до реєстру розсилки. Розпорядження з кадрових питань реєструються в день його підписання в книзі реєстрації розпоряджень. Реєстраційний номер розпоряджень з основних питань складається з порядкового числа та літери "р", а реєстраційний номер розпорядження з кадрових питань складається з порядкового числа та літери "к".

4.14. Копії розпоряджень міського голови на запит підприємств, установ, організацій і приватних осіб, які носять індивідуальний характер і безпосередньо стосуються їх прав і обов'язків, видаються радником міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради.

РОЗДІЛ 5

Проведення нарад

5.1 Апаратні наради проводяться щопонеділка о 9:00 годині в кабінеті міського голови.

Протоколи доручень міського голови веде секретар виконавчого комітету міської ради, а в разі його відсутності радник міського голови з організаційно-кадрових питань.

5.2. Запрошення на апаратну нараду здійснює головний спеціаліст із загальних питань виконавчого комітету міської ради.

5.3. На кожну апаратну нараду виносяться інформації про виконання доручень, даних на попередній апаратній нараді, участь відповідальних працівників у загальноміських та інших заходах.

РОЗДІЛ 6

Порядок роботи зі скаргами, заявами і пропозиціями громадян

6.1. Міський голова і його заступники прийом громадян з особистих питань здійснюють відповідно до законів України "Про звернення громадян", "Про місцеве самоврядування в Україні" згідно з розподілом функціональних обов'язків.

6.2. Прийом громадян проводиться згідно з графіком.

6.3. Попередній запис на прийом до міського голови здійснює головний спеціаліст із загальних питань виконавчого комітету міської ради, журнал прийому міського голови та його заступників веде головний спеціаліст з побутових питань виконавчого комітету міської ради.

6.4. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до керівництва міської ради та виконавчого комітету з'ясовується прізвище, ім'я та по батькові громадянина, місце проживання, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб та органів місцевого самоврядування він звертався раніше і яке було прийняте по ньому рішення, визначається посадова особа до компетенції яких належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обгрунтування своїх звернень, здійснюється запис на особистий прийом або надаються відповідні роз'яснення стосовно шляхів подальшого їх вирішення.

6.5. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених громадянином питань, може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, або одержати від них необхідну інформацію.

6.6. У разі, коли порушене питання вирішити на особистому прийомі неможливо через його складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти суть звернення у формі письмової заяви. Реєстрація всіх письмових звернень громадян, що надходять до міської ради і виконавчого комітету, ведеться радником міського голови з організаційно-кадрових питань, скарги громадян реєструє головний спеціаліст з побутових питань у відповідності з чинним законодавством і нормативними актами. В той же день листи, з урахуванням їх змісту, направляються на розгляд у відповідні відділи виконавчого комітету, а також до комунальних підприємств відповідно до розподілу обов'язків. Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно, за його бажанням.

6.7. Для прийому міського голови головний спеціаліст із загальних питань готує списки осіб, які записалися на особистий прийом, добірку матеріалів, якщо заявники по цьому ж питанню зверталися раніше в виконавчий комітет міської ради, а також іншу довідкову інформацію.

6.8. Головний спеціаліст із загальних питань виконавчого комітету міської ради забезпечує позачерговий прийом інвалідів Великої Вітчизняної війни і осіб, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також першочерговий прийом інвалідів від загального захворювання, інвалідів праці, інвалідів з дитинства.

6.9. У заявника можуть бути витребувані його документи, що засвідчують особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи. Відсутність такого документа, згідно з вимогами статті 5 Закону України "Про звернення громадян", має бути підставою для відмови в прийомі.

6.10. Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому.

Особа, яка веде прийом, керується законодавчими та іншими нормативними актами і в межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

- задовольнити прохання чи вимогу і повідомити заявника про порядок і строк виконання прийнятого рішення; - відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови і порядок оскарження прийнятого рішення;

- прийняти письмову заяву або скаргу (коли питання потребує додаткового вивчення і перевірки) і пояснити заявнику причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також про порядок і строк розгляду його звернення. Якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції виконавчого комітету міської ради, то посадова особа, яка веде прийом, пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації та установи треба звернутися для його вирішення, і по змозі надає в цьому допомогу (дає адресу, номер телефону та таке інше).

6.11. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

6.12. Заступники міського голови виїзні прийоми громадян здійснюють відповідно до Законів України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про звернення громадян", Указів Президента України від 14 квітня 2004 року № 434/2004 "Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів" та від 7 лютого 2008 року № 109/2008 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", згідно із розподілом функціональних повноважень.

6.13. Для оперативного розгляду пропозицій, заяв і скарг на виїзний прийом громадян можуть залучатися начальники відділів та управлінь, структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради. Прийом проводиться згідно із розробленими графіками у визначені дні за місцем роботи, постійного проживання громадян, про що громадяни повідомляються через засоби масової інформації або іншим способом за 2-3 дні до його проведення.

6.14. Попередній запис на виїзний прийом здійснює головний спеціаліст із загальних питань виконавчого комітету міської ради.

6.15. Громадяни зобов'язані в усній чи письмовій формі особисто, телефоном або іншим зручним для них способом повідомити головному спеціалісту із загальних питань виконавчого комітету міської ради своє прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання, суть пропозиції, заяви чи скарги. Якщо громадянин звертається не особисто, а через уповноважену ним особу, ці повноваження повинні бути оформлені відповідно до чинного законодавства.

6.16. Відповідальний працівник всебічно вивчає питання, з яким особа або громадянин мають намір звернутися до керівництва міської ради та виконавчого комітету, здійснює запис або дає відповідні роз'яснення стосовно шляхів подальшого їх вирішення.

6.17. Розгляд листів, заяв або скарг вважається закінченим тільки тоді, коли заявнику і вищестоящій організації (при необхідності) дана вичерпна відповідь про наслідки розгляду. Радник міського голови з організаційно-кадрових питань виконавчого комітету міської ради, головний спеціаліст з побутових питань аналізують стан роботи з листами та усними зверненнями громадян для доповіді на апаратних нарадах та засіданнях виконавчого комітету міської ради.

РОЗДІЛ 7

Організація роботи в локальній комп'ютерній мережі

7.1. Кожен підрозділ виконавчого комітету міської ради забезпечує розміщення і постійне оновлення інформації у локальній комп'ютерній мережі відповідно до порядку надання відділами виконавчого комітету міської ради інформації до локальної комп'ютерної мережі.

7.2. Кожен користувач мережі робить інформацію доступною для всіх шляхом розміщення її відправлення безпосередньо на комп'ютер радника міського голови з соціально-гуманітарних питань.

7.3. По локальній мережі виконавчого комітету міської ради повинна передаватися тільки інформація, що стосується компетенції відповідних відділів.

7.4. З метою зменшення ризику пошкоджень комп'ютерної техніки та програмного забезпечення необхідно додержуватися вимог щодо роботи з комп'ютерною технікою.

РОЗДІЛ 8

Робота з електронною поштою та Виконання комп'ютерного набору документів

8.1. Прийом електронної пошти здійснює головний спеціаліст із загальних питань виконавчого комітету міської ради передаючи її раднику міського голови з організаційно-кадрових питань для подальшого розгляду міським головою, реєстрації у відповідному журналі і виконанням спеціалістом згідно посадових інструкцій.

8.2. Кожен спеціаліст виконавчого комітету міської ради виконує комп'ютерний набір документів самостійно.